Lieferantenerklärungen und ihre Tücken: Die 10 häufigsten Fehler und wie sie sich vermeiden lassen

Wer regelmäßig mit Lieferantenerklärungen zu tun hat, weiß wie groß das Fehlerpotenzial ist. Die Auswirkungen können dabei ganz unterschiedlich sein. Aber wie heißt es schön: Gefahr erkannt, Gefahr gebannt. Die folgende Liste hilft, den gängigsten Fehlern beim Umgang mit Lieferantenerklärungen ab sofort aus dem Weg zu gehen.

1. Zu viel Vertrauen

Fehler: Eine vom Kunden vorbereitete Lieferantenerklärung wird ohne Prüfung unterschrieben und zurückgesendet.

Besser: Prüfen Sie jede Lieferantenerklärung, bevor Sie unterschreiben. Auch wenn es Zeit kostet. Fehler können nur schwer korrigiert werden und haben eventuelle unangenehme Auswirkungen. Insbesondere die Listenbedinungen (Gegenüberstellung der Bearbeitungslisten) sollten sorgfältig geprüft werden.

2. Falsche Nummer

Fehler: Die Positionsnummer (4-stellig, Harmoniertes System) ist falsch. In der Regel prüft der Hersteller die Ware anhand des jeweiligen Präferenzabkommens. Diese legen Be- und Verarbeitungsregeln fest und damit, ob durch die Behandlung eine Ware mit Präferenzursprung entstanden ist.

Ist die Positionsnummer falsch, werden womöglich nicht zutreffende Be- und Verarbeitungsregeln angewandt.

3. Fehler im System

Fehler: Die Daten im Artikelstamm sind nicht korrekt gepflegt.

Besser: Eine aktuelle Datenhaltung mit allen relevanten Informationen und der stetige Austausch zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen (z.B. Einkauf und Produktion) gewährleistet, dass alle Beteiligten in punkto Präferenzursprungsregeln auf dem neusten Stand sind.

4. Falsche Auslegung der Listenbedingung

Fehler: Die Listenbedingung wird falsch interpretiert.

Besser: Halten Sie sich unbedingt an die Vorgaben in den Be- und Verarbeitungslisten. Die Überschriften bestimmen, dass die in Spalte 3 und 4 notwendigen Ursprungsbehandlungen nur für Erzeugnisse erfolgen muss, die bisher noch keine Ursprungserzeugnisses des Herstellungslandes sind. Ein Tipp: Das Einkaufsland muss nicht immer das Herstellungsland sein.

5. Software und andere Dienstleistungen

Fehler: Es soll eine Lieferantenerklärung für eine per EDV übermittelte Software ausgestellt werden.

Besser: Wie Sie sicherlich wissen, kann eine Lieferantenerklärung nur für Waren ausgestellt werden, die man quasi anfassen kann. Die per EDV übermittelte Software fällt somit nicht darunter. Allerdings können Sie Datenträger oder Erzeugnisse, die durch eine Dienstleistung entstehen, beispielsweise Plakate, Bücher oder Kataloge nach den Ursprungsregeln ermitteln, aber nur, wenn diese vollständig in der EU hergestellt worden sind oder eine ausreichende Be- oder Verarbeitung erfahren haben.

6. Abwandlung des Wortlauts

Fehler: Aufgrund von Kundenwünschen wird der Wortlaut der Lieferantenerklärung geändert.

Besser: Das ist im allgemeinen keine gute Idee. Belassen Sie den vorgeschriebenen Wortlaut unverändert, wie in der Anlage zu UZK-IA vorgeschrieben. Damit treten keine Zweifel bei der Zollstellen auf. Sollte ihr Kunde zusätzliche Ergänzungen wünschen, die nicht zum Präferenzrecht gehören, beispielsweise Abgaben zur Exportkontrolle, so ist dies möglich.

7. Besser ganz genau

Fehler: Eine unpräzise Angabe wie „Hemden“ wird als Warenbeschreibung verwendet.

Besser: Die Warenbeschreibung sollte so genau wie möglich sein. Das umfasst auch die Angabe einer Positionsnummer oder einer Artikelnummer. Denken Sie daran: allgemeine Bezeichnungen lösen nur unnötige Nachfragen durch den Zoll aus. In diesem Fall wäre die Bezeichnung „Hemden aus Gewirke für Männer aus Baumwolle“ wesentlich besser.

8. Ausschlussklausel

Fehler: Eine Langzeitlieferantenerklärung enthält eine Einschränkung, dass bei späteren Lieferungen die Rechnung oder ein sonstiges Handelspapier den Präferenzursprung bei den einzelnen Waren gesondert benennt. Damit soll der Kunde darüber informiert werden, dass nicht immer alle Positionen in der Langzeitlieferantenerklärung eine Präferenzursprungseigenschaft haben.

Besser: Davon sollte man grundsätzlich lieber die Finger lassen, denn Langzeitlieferantenerklärungen dieser Art werden vom Zoll nie und nimmer anerkannt.

9. Unterschrift

Fehler: Die handschriftliche Unterschrift fehlt.

Besser: Grundsätzlich ist die Unterschrift handschriftlich zu setzen. Ausnahmen sind: Computer-Lieferantenerklärungen, die auch ohne Unterschrift gelten. Jedoch nur dann, wenn sich der Lieferant gegenüber den Kunden zur vollen Haftung verpflichtet hat. Vergessen Sie in diesem Fall nicht, die hierfür verantwortliche Person namentlich aufzuführen. Nur so erkennt der Zoll eine EDV-erstellte Lieferantenerklärung an.

Eine Verpflichtungserklärung könnte so abgefasst werden:

Sehr geehrte …,
Sie erhalten von uns regelmäßig für die Präferenzursprungswaren Lieferantenerklärungen, die wir per EDV erstellen. Eine handschriftliche Unterschrift ist daher entbehrlich. Gem. Art. 63 (3) UZK-IA übernehmen wir die volle Haftung für die Lieferantenerklärung, als sei sie handschriftlich unterzeichnet. Für Rückfragen steht Ihnen gerne Herr… / Frau … unter Telefon … oder per E-Mail …. zur Verfügung.

10. Keine Berechtigung

Fehler: Eine nicht berechtigte Person leistet die Unterschrift.

Besser: Nur Mitarbeitende, der die rechtmäßige Feststellung der Inhalte gewährleisten kann, ist zur Unterschrift berechtigt. Der Mitarbeitende muss hierfür von der Geschäftsleitung beauftragt worden sein.

Sollten Sie in Ihrer täglichen Arbeit noch mit anderen Widrigkeiten in Bezug auf Lieferantenerklärungen zu kämpfen, lassen Sie es mich wissen. Die Liste kann gern erweitert werden.