Lieferantenerklärungen und ihre Tücken: Die 10 häufigsten Fehler und wie sie sich vermeiden lassen

Wer regelmäßig mit Lieferantenerklärungen zu tun hat, weiß wie groß das Fehlerpotenzial ist. Die Auswirkungen können dabei ganz unterschiedlich sein. Aber wie heißt es schön: Gefahr erkannt, Gefahr gebannt. Die folgende Liste hilft, den gängigsten Fehlern beim Umgang mit Lieferantenerklärungen ab sofort aus dem Weg zu gehen.

1. Zu viel Vertrauen

Fehler: Eine vom Kunden vorbereitete Lieferantenerklärung wird ohne Prüfung unterschrieben und zurückgesendet.

Besser: Prüfen Sie jede Lieferantenerklärung, bevor Sie unterschreiben. Auch wenn es Zeit kostet. Fehler können nur schwer korrigiert werden und haben eventuelle unangenehme Auswirkungen. Insbesondere die Listenbedinungen (Gegenüberstellung der Bearbeitungslisten) sollten sorgfältig geprüft werden.

2. Falsche Nummer

Fehler: Die Positionsnummer (4-stellig, Harmoniertes System) ist falsch. In der Regel prüft der Hersteller die Ware anhand des jeweiligen Präferenzabkommens. Diese legen Be- und Verarbeitungsregeln fest und damit, ob durch die Behandlung eine Ware mit Präferenzursprung entstanden ist.

Ist die Positionsnummer falsch, werden womöglich nicht zutreffende Be- und Verarbeitungsregeln angewandt.

3. Fehler im System

Fehler: Die Daten im Artikelstamm sind nicht korrekt gepflegt.

Besser: Eine aktuelle Datenhaltung mit allen relevanten Informationen und der stetige Austausch zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen (z.B. Einkauf und Produktion) gewährleistet, dass alle Beteiligten in punkto Präferenzursprungsregeln auf dem neusten Stand sind.

4. Falsche Auslegung der Listenbedingung

Fehler: Die Listenbedingung wird falsch interpretiert.

Besser: Halten Sie sich unbedingt an die Vorgaben in den Be- und Verarbeitungslisten. Die Überschriften bestimmen, dass die in Spalte 3 und 4 notwendigen Ursprungsbehandlungen nur für Erzeugnisse erfolgen muss, die bisher noch keine Ursprungserzeugnisses des Herstellungslandes sind. Ein Tipp: Das Einkaufsland muss nicht immer das Herstellungsland sein.

5. Software und andere Dienstleistungen

Fehler: Es soll eine Lieferantenerklärung für eine per EDV übermittelte Software ausgestellt werden.

Besser: Wie Sie sicherlich wissen, kann eine Lieferantenerklärung nur für Waren ausgestellt werden, die man quasi anfassen kann. Die per EDV übermittelte Software fällt somit nicht darunter. Allerdings können Sie Datenträger oder Erzeugnisse, die durch eine Dienstleistung entstehen, beispielsweise Plakate, Bücher oder Kataloge nach den Ursprungsregeln ermitteln, aber nur, wenn diese vollständig in der EU hergestellt worden sind oder eine ausreichende Be- oder Verarbeitung erfahren haben.

6. Abwandlung des Wortlauts

Fehler: Aufgrund von Kundenwünschen wird der Wortlaut der Lieferantenerklärung geändert.

Besser: Das ist im allgemeinen keine gute Idee. Belassen Sie den vorgeschriebenen Wortlaut unverändert, wie in der Anlage zu UZK-IA vorgeschrieben. Damit treten keine Zweifel bei der Zollstellen auf. Sollte ihr Kunde zusätzliche Ergänzungen wünschen, die nicht zum Präferenzrecht gehören, beispielsweise Abgaben zur Exportkontrolle, so ist dies möglich.

7. Besser ganz genau

Fehler: Eine unpräzise Angabe wie „Hemden“ wird als Warenbeschreibung verwendet.

Besser: Die Warenbeschreibung sollte so genau wie möglich sein. Das umfasst auch die Angabe einer Positionsnummer oder einer Artikelnummer. Denken Sie daran: allgemeine Bezeichnungen lösen nur unnötige Nachfragen durch den Zoll aus. In diesem Fall wäre die Bezeichnung „Hemden aus Gewirke für Männer aus Baumwolle“ wesentlich besser.

8. Ausschlussklausel

Fehler: Eine Langzeitlieferantenerklärung enthält eine Einschränkung, dass bei späteren Lieferungen die Rechnung oder ein sonstiges Handelspapier den Präferenzursprung bei den einzelnen Waren gesondert benennt. Damit soll der Kunde darüber informiert werden, dass nicht immer alle Positionen in der Langzeitlieferantenerklärung eine Präferenzursprungseigenschaft haben.

Besser: Davon sollte man grundsätzlich lieber die Finger lassen, denn Langzeitlieferantenerklärungen dieser Art werden vom Zoll nie und nimmer anerkannt.

9. Unterschrift

Fehler: Die handschriftliche Unterschrift fehlt.

Besser: Grundsätzlich ist die Unterschrift handschriftlich zu setzen. Ausnahmen sind: Computer-Lieferantenerklärungen, die auch ohne Unterschrift gelten. Jedoch nur dann, wenn sich der Lieferant gegenüber den Kunden zur vollen Haftung verpflichtet hat. Vergessen Sie in diesem Fall nicht, die hierfür verantwortliche Person namentlich aufzuführen. Nur so erkennt der Zoll eine EDV-erstellte Lieferantenerklärung an.

Eine Verpflichtungserklärung könnte so abgefasst werden:

Sehr geehrte …,
Sie erhalten von uns regelmäßig für die Präferenzursprungswaren Lieferantenerklärungen, die wir per EDV erstellen. Eine handschriftliche Unterschrift ist daher entbehrlich. Gem. Art. 63 (3) UZK-IA übernehmen wir die volle Haftung für die Lieferantenerklärung, als sei sie handschriftlich unterzeichnet. Für Rückfragen steht Ihnen gerne Herr… / Frau … unter Telefon … oder per E-Mail …. zur Verfügung.

10. Keine Berechtigung

Fehler: Eine nicht berechtigte Person leistet die Unterschrift.

Besser: Nur Mitarbeitende, der die rechtmäßige Feststellung der Inhalte gewährleisten kann, ist zur Unterschrift berechtigt. Der Mitarbeitende muss hierfür von der Geschäftsleitung beauftragt worden sein.

Sollten Sie in Ihrer täglichen Arbeit noch mit anderen Widrigkeiten in Bezug auf Lieferantenerklärungen zu kämpfen, lassen Sie es mich wissen. Die Liste kann gern erweitert werden.

14 Gedanken zu „Lieferantenerklärungen und ihre Tücken: Die 10 häufigsten Fehler und wie sie sich vermeiden lassen

  • 1. Dezember 2016 um 11:56
    Permalink

    Mit Nr. 10 bin ich nicht einverstanden. Dafür gibt es keinerlei Rechtsgrundlage – das wird noch nicht einmal vom Ermächtigten Ausführer verlangt. Ausserdem lässt sich das ja vom Empfänger gar nicht überprüfen – oder soll jeder LE/LLE noch eine entsprechende Vollmacht beiliegen ???. Wenn die Aussage stimmen würde, dürften Sie als Prüfer ja fast keine LE/LLE anerkennen – ein paar aus Deutschland vielleicht noch – aber aus anderen Mitgliedstaaten ???

    Antwort
    • 8. Dezember 2016 um 0:36
      Permalink

      Vielen Dank für Ihre Anmerkungen zu Nr. 10 im Beitrag.

      Grundsätzlich gilt: Lieferantenerklärungen sind notwendig, um den präferenziellen Ursprung von Waren innerhalb der EU zu dokumentieren.

      Damit stellt sich die Frage: Was ist eine LE?

      Ein Lieferant gibt eine verbindliche Auskunft gegenüber seinen Warenabnehmer darüber ab. dass er die präferenziellen Ursprungsregeln für zu beliefernde Länder eingehalten hat.
      Eine LE ist damit kein Präferenznachweis, wie beispielsweise ein EUR.1 (ab 6.000 € pro Sendung) oder eine Ursprungserklärung auf der Rechnung (Ermächtigter Ausführer).

      Die LE ist damit ein Vorpapier für den eigentlichen Präferenznachweis und wird von einem in der EU ansässigen Lieferanten an einem in der EU ansässigen Kunden ausgestellt.
      Damit ist in vielen Fällen eine LE Voraussetzung dafür, ob ein Präferenznachweis durch den Exporteur ausgestellt werden darf.

      Somit ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Ausstellen einer LE, das Wissen um die Zielländer und damit das Wissen um die Inhalte der jeweiligen Präferenzabkommen. Sie können sich vorstellen, dass beispielsweise ein Auszubildender, der sich erst wenige Tage im Unternehmen befindet, mit der Komplexität der Materie überfordert ist und keinesfalls eine LE unterschreiben darf!
      Die Unterschriftleistung ist Pflicht und muss jedoch von einer hierfür autorisierten Person handschriftlich vorgenommen werden.

      Folglich kann jeder Mitarbeiter eine LE unterschreiben, wenn er hierzu berechtigt ist und eine rechtmäßige Feststellung der Inhalte gewährleisten kann und demnach von der Geschäftsleitung hierzu beauftragt wurde. Letztendlich muss der Aussteller die volle Verantwortung für jede Lieferantenerklärung übernehmen (Art. 64 Abs. 1 UZK; Art. 63 Abs. 3 UZK-IA).

      Ich hoffe, dass damit noch bestehende Zweifel ausgeräumt werden konnten.

      Günther Ziesche

      Gut zu wissen:

      Eine Ausnahme stellen Computer-Erklärungen dar, wenn sich der Lieferant schriftlich zur vollen Haftung verpflichtet (zivilrechtliche Erklärung). Und hierbei besonders wichtig: Zollbehörden erkennen eine DV-erstellte LE an, wenn darin die verantwortliche Person namentlich genannt ist.

      Hinweis zu ermächtigten Ausführer EA
      Der EA ist eine Rechtsfigur aus dem Präferenzrecht. Er darf Ursprungserklärungen auf der Rechnung ohne jedwede Wertgrenze ausstellen. Übernimmt der EA die volle Verantwortung, kann er von der Pflicht zur Unterzeichnung befreit werden.
      Um in den Genuss dieses Privilegs zu kommen, bedarf es jedoch zuvor einer Bewilligung durch das zuständige Hauptzollamt. Eine der Voraussetzungen hierfür ist die Vorlage einer sog. Arbeits- und Organisationsanweisung. In ihr muss der Antragstelle präzise dokumentieren, dass durch die innerbetriebliche Organisation der Nachweis über die Ursprungseigenschaft von Warensendungen ohne jeden Zweifel sichergestellt ist.

      Antwort
  • 1. März 2017 um 7:18
    Permalink

    Wie sieht es nun aus wenn ein Fehler bei Punkt 2 passiert ist. Wie erkläre ich eine LLE als ungültig? Reicht es wenn ich eine korrigierte Fassung schicke und darauf aufmerksam mache dass die 1. ungültig ist?

    Antwort
    • 5. März 2017 um 21:49
      Permalink

      Sehr geehrte Birgit,

      eine LLE ist zu widerrufen, wenn die Voraussetzungen für ihre Ausfertigung nicht mehr gegeben sind. Diese Möglichkeit besteht auch für einzelne Waren. In diesem Fall behält sie ihre Gültigkeit für die übrigen gelisteten Waren. Der Widerruf muss im Zusammenhang mit der ursprünglich abgegebenen Erklärung dokumentiert werden.

      Eine neue LLE ist zwingend auszustellen, wenn vorher die bescheinigte Ursprungseigenschaft widerrufen worden ist und die gelieferten Waren wieder Ursprungseigenschaft erlangt haben.

      Gruß

      Günther Ziesche

      Antwort
  • 3. März 2017 um 8:39
    Permalink

    Guten Tag,

    ich hätte eine Frage zu der Nr. 10 „keine Berechtigung“:
    Ist es eine Anforderung, die erst seit dem Inkrafttreten des UZK gilt? Ich habe nämlich in November 2015 an einem IHK-Seminar über Lieferantenerklärungen teilgenommen und habe den Referent die Frage gestellt, wer darf in einer Firma eine Lieferantenerklärung unterschreiben. Die Antwort war, daß jeder es darf.

    Antwort
  • 3. März 2017 um 13:47
    Permalink

    Ich stimme dem IHK-Referenten uneingeschränkt zu. Ich hatte ja auch schon geschrieben, dass ich mit Punkt 10 nicht einverstanden bin und in seiner Antwort windet sich Herr Ziesche ja auch ziemlich. Fakt ist: es gibt keine zollrechtliche Vorgabe, wer im Unternehmen eine LE/LLE ausstellen darf. Das liegt in der Verantwortung des Unternehmens. Es kann natürlich nicht schaden, wenn man dort weiss, was man tut.

    Antwort
    • 14. März 2017 um 23:01
      Permalink

      Grundsätzlich darf jeder Mitarbeiter eine LE/LLE ausstellen. Doch denken Sie daran, dass sich für den Aussteller eine LE/LLE unangenehme Folgen ergeben können, wenn der darin bescheinigte Ursprung unrichtig ist. Der Aussteller eines Präferenznachweises vertraut schließlich auf die Ursprungsangabe in einer LE. Ist diese falsch, muss u.U. der Präferenznachweis zurückgenommen werden und damit ist der dem Einführer gewährte Präferenzzollsatz hinfällig. Folge: Nachverzollung.

      Damit sollten nur Mitarbeiter zur Unterschrift berechtigt sein, die eine rechtmäßige Feststellung der Inhalte einer LE/LLe gewährleisten können und von der Geschäftsführung hierzu beauftragt worden sind .

      Günther Ziesche

      Antwort
  • 10. März 2017 um 10:49
    Permalink

    Guten Tag,

    zu Nr. 2 möchte ich folgende Anmerkung machen:

    Die Zoll-DV Nr. Z 42 14 in der Fassung vom 19.07.16 beschreibt in Abs. 6 nicht die zwingende Erfordernis zur Angabe der HS-Position in der Lieferantenerklärung („Die Angabe einer HS-Position ist nicht erforderlich, jedoch zulässig.“).
    Unter Bezugnahme auf die möglichen Auswirkungen bei der Verwendung falscher Listenbedigungen ist die Angabe der HS-Position durch den Lieferanten vorteilhaft, sie sollte aber sicherheitsheitshalber kontrolliert werden.

    Antwort
  • 29. März 2017 um 16:06
    Permalink

    Sehr geehrter Herr Ziesche,
    mit großem Interesse habe ich Ihren Beitrag „Lieferantenerklärung und ihre Tücken,
    die 10 häufigsten Fehler …“ gelesen. Da Ihr Beitrag Copyright hat, möchte ich Sie um die Erlaubnis ersuchen, dass ich diesen Beitrag in unser Firmen-Intranet innerbetrieblich einstellen darf, sowie den (interessierten) Kollegen und den Kollegen, die mit der Erstellung von Lieferantenerklärungen betraut sind, zur Verfügung stellen darf, unter Hinweis auf das Copyright und Ihren Namen.

    Antwort
    • 10. April 2017 um 22:37
      Permalink

      Sehr geehrte Frau Wildt,

      gerne können Sie den in Rede stehenden Beitrag für Ihre innerbetriebliche Zwecke verwenden.

      Mit freundlichen Grüßen

      Günther Ziesche

      Antwort
  • 8. April 2017 um 17:53
    Permalink

    Sehr geehrter Herr Zische,

    Vielen Dank für Ihre 10 häufigsten Fehler zu LLEn den ich bereits um Fehler 11 ergänzen würde: Das Thema der Gültigkeit, bei Ihnen auch in anderen Treats bereits beschrieben.

    Dazu noch folgende Diskussionsanregungen:

    Thema Gültigkeit
    Immer wieder begegnet mir die Auslegung, dass zum Beispiel am 26.11.2016 die Erstellung einer LLE für das komplette Folgejahr, also 01.01.2017 – 31.12.2017 nicht möglich wäre. Ich verweise dann gerne auf die Internetseite des Zolls wonach eine Ausstellung eines anderen Zeitraums innerhalb des Gesamt-Gültigkeitszeitraums von 2 Jahren durch die Angabe des Datums von …. bis …… möglich ist.

    Thema „Fehler 9 Unterschrift“:
    Unregelmäßig wird von Kunden eine Verpflichtungserklärung unter Bezug auf den Artikel 63 Absatz 3 Satz 2 UZK-IA auf einem gesonderten Formular mit handschriftlicher Unterschrift gefordert. Die Sinnhaftigkeit der Nicht-Unterzeichnung einer LLE wird damit m.M.n. ad absurdum geführt, wenn man i.d.R. eine LLE pro Jahr an den Kunden ausstellt.

    Alternativ vertreten andere Zollbeauftragte in den Unternehmen die Meinung, dass mit dem Satz 2 die Möglichkeit der effektiven elektronischen Bearbeitung von LLEn geschaffen wurde die durch Aufdruck der ausdrücklichen Verpflichtung zur Übernahme der vollen Verantwortung unter Angabe Ihres Namens und der Kontaktdaten nicht mehr handschriftlich unterschrieben werden müssen.

    Eine Prüfung der handschriftlichen Unterschrift durch den Zoll wäre nicht vorgesehen und diene ausschließlich der Begrenzung des Haftungsrisikos eines Unternehmens bei Widerruf einer LLE durch den Lieferanten.

    Thema „Fehler 10 Keine Berechtigung“
    Bei der oben geführten Diskussion der Kommentatoren fehlt mir die durchaus durch den Zoll verlangte und auf Verlangen nachzuweisende Sach- und Fachkenntnis der Personen, die mit LLE arbeiten dürfen. Damit schränkt sich unmittelbar der Personenbereich ein. Die Angabe jeder könne unterschreiben ist mir hier zu kurz gefasst.

    Ich freue mich auf Ihre Antworten.

    Mit freundlichen Grüßen

    Antwort
  • 25. April 2017 um 12:40
    Permalink

    Sehr geehrter Herr Ripsch,

    vielen Dank für Ihre Diskussionsanregungen zu unserem Dauerbrenner „Lieferantenerklärungen“.

    Die Gültigkeit von Langzeitlieferantenerklärungen (LLE) regelt die Dienstvorschrift für die Zollverwaltung – Lieferantenerklärungen Aktenzeichen 2016/0574252, DOK, 2016/0038307, III B 1 – Z 4390/16/10001 – mit den Absatz 9

    „Eine LLE darf längstens für einen Lieferzeitraum von zwei Jahren ausgefertigt werden.
    Maßgebend für den Beginn der längst möglichen Geltungsdauer ist das Datum der Ausfertigung. Innerhalb der maximalen Geltungsdauer kann der konkrete Gültigkeitszeitraum einer LLE unter „Diese Erklärung gilt für alle Sendungen dieser Warem im Zeitraum vom … bis …“ festgelegt werden.“

    Für Ihr Beispiel bedeute dies:
    Tag der Ausfertigung: 26.11.2016
    Folge für den Beginn und das Ende : 26.11.2016, 0:00 Uhr bis 25.11.2018; 24:00 Uhr

    Für die Unterschrift gilt Abs. 5
    „Die LE kann auf der Rechnung, einem Lieferschein oder einem sonstigen Handelspapier abgeben werden. Sie muss handschriftlich unterzeichnet sein.
    Ist sowohl die LE als auch die Rechnung elektronisch erstellt, ist sie auch ohne Unterschrift anzuerkennen, sofern die verantwortliche natürliche Person namentlich genannt ist oder die LE und die Rechnung elektronisch authentisiert wurden.“

    Wie Sie richtig anmerken, so überprüft der Zoll die LE bzw. LLE nicht. Jedoch kann durchaus eine Prüfungsmaßnahme erfolgen, wenn beispielsweise die Richtigkeit für das entsprechende EUR.1 angezweifelt wird.

    Mit freundlichen Grüßen

    Günther Ziesche

    Antwort
  • 4. Mai 2017 um 9:42
    Permalink

    Sehr geehrter Herr Ziesche,

    der „Dauerbrenner“ Langzeitlieferantenerklärungen geht in die nächste Runde:

    Offenbar wird in absehbarer Zeit die für die Wirtschaftsbeteiligten unsägliche Regelung der Ausfertigung von zwei LLE (mit Gültigkeitsdauer rückwärts und vorwärts) wieder zurück genommen, so dass die folgenden Ausfertigungskonstellationen wieder möglich sind:
    •die unterjährige Abdeckung von Lieferungen für einen zurückliegenden und einen zukünftigen Zeitraum in einer einzigen LLE,
    •die Ausfertigung einer LLE am Ende eines Jahres für das folgende Kalenderjahr.
    Einen finalen Entwurf zur Überarbeitung der ‎Durchführungsverordnung zum UZK, VO (EU) 2015/2447 hat die EU-Kommission DG Taxud auf Ihrer Website veröffentlicht: https://ec.europa.eu/info/law/better-regulation/initiatives/ares-2017-1269359_en

    Antwort
  • 29. Dezember 2017 um 15:29
    Permalink

    Ich arbeite mich gerade neu ein. Ich hätte eine vermutlich einfache Frage. Fällt durch eine Lieferanten Langzeiterklärung das EMCS weg? Wäre sehr Dankbar für eine ausführliche Antwort, ich bin ganz neu im Thema.

    Vielen Dank

    Antwort

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