Reden ist Gold: 5 Tipps für die erfolgreiche Kommunikation mit dem Zoll

Kennen Sie die Aussage „Man kann nicht nicht kommunizieren.“? Dass da viel Wahrheit drinsteckt, zeigt sich vor allem, wenn Konflikte plötzlich auftauchen, obwohl man doch eigentlich gar nichts „gesagt“ hat. Dann werden vermeintliche Kleinigkeiten zu großen Problemen, beispielsweise wenn einer der Partner die Zahnpastatube ständig in der Mitte und nicht am Ende ausdrückt. An solchen Banalitäten sind schon langjährige Ehen zerbrochen, vor allem, wenn man nicht miteinander spricht, und zwar richtig und möglichst frühzeitig.

Ähnlich wie mit einer Partnerschaft verhält es sich mit Wirtschaft und Zoll. Grundsätzlich befindet sich der Zoll in einer Art Interessenskonflikt. Er ist zum einen Hoheitsverwaltung, weil seine Aufgabe u.a. die Abgabenerhebung für den Fiskus ist und er sich daher mit den Bürger:innen in einem Über- und Unterordnungsverhältnis befindet. Gleichzeitig soll er den Bürger:innen auf Augenhöhe beratend zur Seite stehen. Diese besondere Situation macht die erfolgreiche Kommunikation zwischen Zoll und Wirtschaft zwar nicht gerade einfacher, aber auch nicht unmöglich.

 

5 Tipps, wie Sie die Kommunikation mit dem Zoll erfolgreich gestalten

Konflikte werden gern auch als „widerstrebende Interessen“ bezeichnet. Lesen Sie hier, wie Sie die häufigsten Konfliktsituationen vermeiden und so die Basis für eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem Zoll schaffen.

Tipp 1: Möglichst nie kurz vor Ende der Öffnungszeiten beim Zollamt erscheinen

Folgende Siuation: Der Wirtschaftsbeteiligte kommt mit seiner Abfertigung immer erst kurz vor Schalterschluss. Dies mag in Ausnahmefällen unumgänglich sein, das sollte jedoch niemals die Regel sein! Denn versetzen Sie sich in die Lage eines Zollbediensteten: Er könnte dieses Verhalten als bewusste Handlung werten, um beispielsweise Beschauen, also Kontrollmaßnahmen zu entgehen. Möglicherweise wird irgendwann die Abfertigungshandlung mit dem Hinweis auf das Ende der Öffnungszeiten des Zollamts abgelehnt.

Tipp 2: Ratschläge auch mal annehmen

Gerade bei Wirtschaftsbeteiligten die neu „im Geschäft“ sind, ist es ratsam, den einen oder anderen Hinweis des Zöllners auch anzunehmen. Beispielsweise bei einer schriftlichen Zollanmeldung die richtige Codierung im Feld 37 (Verfahren) des Einheitspapiers. Es ist ratsam, dies als Hilfestellung und nicht als Bevormundung anzusehen, denn in der Wahl des von Ihnen gewählten Zollverfahrens dürfen Sie ohnehin nicht beeinflusst werden. Es könnte aber durchaus möglich sein, dass eine Zollanmeldung nicht angenommen wird, sollte sie trotz mehrfacher Hinweise weiterhin fehlerhaft sein. Und weitere wertvolle Tipps braucht man dann auch nicht mehr erwarten.

Tipp 3: Hierarchien beachten

Selbstverständlich wird es trotz aller Bemühungen auch hin und wieder Probleme geben, die sich nicht so ohne Weiteres aus der Welt schaffen lassen. Ist dies der Fall, ist es sicherlich eine gute Idee, Ihren Fall zuerst mit dem Zollbediensteten vor Ort zu besprechen. Sollte sich nichts an der Situation ändern, haben Sie immer noch die Möglichkeit, sich an das übergeordnete zuständige Hauptzollamt zu wenden.

Tipp 4: Vorsicht mit Geschenken

Hier möchte ich Sie insbesondere für den Umgang mit Prüfern des Zolls sensibilisieren. Ein Prüfer darf nur eine Tasse Kaffee und einen Keks annehmen. Sollten Sie ihm zu einem Arbeitsessen in der Betriebskantine einladen, dann akzeptieren Sie bitte, dass er dies nur annehmen kann, wenn er zu den üblichen Konditionen sein Essen selbst bezahlt. Das hat nichts mit Ihnen persönlich zu tun. Das liegt in einem besonders strengen Regelwerk für Zollbedienstete begründet, das jeden Verdacht einer Korruption von vornherein auszuschließen versucht.

Tipp 5: Zöllner:innen sind auch nur Menschen

Sicherlich kennen Sie das schöne Sprichwort, das Kommunikation so gut beschreibt: Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es heraus! Seien Sie fair, ehrlich und respektvoll, denn so möchten Sie auch vom Zoll behandelt werden.

Und wenn es doch mal knirscht in der Kommunikation, wirkt manchmal auch ein Lächeln Wunder! 😉

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